Informations sur la protection des données pour Zoom
Informations sur la protection des données selon l'art. 13 et suivants. RGPD
1. Responsable
La société Books on Demand GmbH, tél. :+33 (0)3 72 88 16 00, info@bod.fr est responsable de la collecte et du traitement de vos données personnelles en relation avec l'utilisation de l'outil "Zoom".
2) Description du traitement des données, finalités et types de données
Pour organiser des conférences téléphoniques, des réunions en ligne, des vidéoconférences et des webinaires (ci-après : "réunions en ligne"), nous utilisons l'outil "Zoom". Selon le type et l'étendue de l'utilisation de "Zoom", différents types de données sont collectés ou traités.
Il s'agit notamment de :
- données personnelles (par ex. prénom et nom, adresse e-mail, éventuellement photo de profil)
- métadonnées de réunion (par ex. date, heure et durée de la communication, nom de la réunion, adresse IP du participant)
- données relatives aux appareils/matériels (par ex. adresses IP, adresses MAC, version du client)
- données textuelles, audio et vidéo (par ex. historique des discussions, enregistrements vidéo, audio et de présentation)
- données de connexion (par ex. numéros d'appel, noms de pays, heures de début et de fin, adresses IP).
Ci-après, nous souhaitons vous informer plus en détail sur l'étendue du traitement des données.
Données et fonctions nécessaires
Si vous participez à une réunion en ligne en tant que participant interne ou externe, vous recevez un lien d'accès de l'hôte. Lors de l'inscription à la réunion en ligne, vous devez alors indiquer votre nom et, le cas échéant, votre adresse e-mail. En tant que participant, vous pouvez rejoindre les réunions directement via le navigateur, sans avoir à installer le client Zoom.
En outre, l'outil collecte des données utilisateur nécessaires à la mise à disposition, au support technique et opérationnel et à l'amélioration des services mis à disposition. Il s'agit notamment de données techniques concernant votre appareil, votre réseau et votre connexion Internet, telles que l'adresse IP, l'adresse MAC, d'autres identifiants d'appareil (UDID), le type d'appareil, le type et la version du système d'exploitation, la version du client, le type de caméra, le microphone ou les haut-parleurs, le type de connexion.
Données et fonctions facultatives
Vous pouvez fournir d'autres informations sur votre personne, mais ce n'est pas obligatoire. Vous êtes également libre d'utiliser les fonctions de chat, de questions ou de sondage pendant la réunion en ligne. Vous pouvez également activer, désactiver ou couper le son de votre caméra et de votre microphone.
Lorsque vous utilisez les fonctions de chat, de questions ou de sondages, les textes que vous saisissez sont traités afin d'être affichés au cours de la "réunion en ligne" et, le cas échéant, d'être enregistrés.
Si vous activez votre caméra ou votre microphone, les données audio de votre terminal ainsi que les flux vidéo de toute caméra seront traités pendant toute la durée de la réunion. Par défaut, votre caméra et votre microphone sont désactivés au début de chaque réunion en ligne.
Veuillez noter que l'ensemble des informations que vous téléchargez, que vous fournissez ou que vous créez au cours d'une réunion en ligne fera l'objet d'un traitement, au moins pendant la durée de cette dernière. Cela inclut notamment les messages instantanés, les fichiers, les contenus des tableaux blancs et toute autre information partagée via le service.
Autres fonctions
Afin d'assurer la traçabilité des échanges lors d'une réunion en ligne, le contenu des chats publics et des messages adressés directement aux organisateurs peut être enregistré. Les conversations privées ne sont pas conservées.
Si nous souhaitons enregistrer une réunion, nous vous en informerons préalablement et, si nécessaire, solliciterons votre autorisation. Dans ce cas, tous les participants en seront avisés par un message audio et vidéo au début de la réunion.
La fonctionnalité de "suivi de l'attention" proposée par Zoom n'est pas utilisée au sein de notre organisation et a donc été désactivée.
Pour obtenir des informations plus détaillées sur le traitement de vos données personnelles lors de l'utilisation de Zoom, nous vous invitons à consulter la politique de confidentialité de Zoom, disponible à l'adresse suivante : https://www.zoom.com/fr/trust/privacy/ Vous y trouverez une liste exhaustive des données collectées et traitées par Zoom, ainsi que les mesures mises en œuvre pour garantir leur protection.
3. Base juridique pour le traitement des données
La base juridique pour le traitement de vos données est l’article 6, alinéa 1, phrase 1, lettre b du RGPD ou l’article 88 du RGPD en relation avec l’article 26 du RGPD. § 26, alinéa 1, phrase 1 BDSG, si et dans la mesure où la réalisation de réunions en ligne est nécessaire aux fins de l’exécution du contrat de travail ou de la relation d’emploi.
Si vous participez à une réunion en ligne en tant que participant externe, le traitement de vos données s’effectue sur la base de l’article 6, paragraphe 1, phrase 1, lettre b du RGPD, dans la mesure où votre participation à la réunion en ligne est nécessaire à l’exécution d’un contrat conclu avec vous. Il en va de même si la réalisation de la réunion en ligne est nécessaire à l’exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande.
Si le traitement des données en rapport avec l’utilisation de « Zoom » n’est nécessaire ni aux fins de la relation de travail, ni à l’exécution d’un contrat conclu avec vous ou à l’exécution de mesures précontractuelles, il est effectué sur la base de l’article 6, paragraphe 1, phrase 1, point f du RGPD. Nous traitons les données des personnes de contact pour une entreprise ou une organisation sur la base de l’article 6, paragraphe 1, phrase 1, point f du RGPD. Notre intérêt légitime consiste ici à maintenir une communication indépendante du lieu, à entretenir des contacts commerciaux et à fournir les prestations dues.
Si, lors de l’utilisation de l’outil, vous donnez volontairement des informations sur votre personne ou si vous utilisez volontairement des fonctions non obligatoires, le traitement des données qui en découle s’effectue sur la base de votre consentement révocable conformément à l’article 6, alinéa 1, phrase 1, lettre a, 7 du RGPD, le cas échéant en relation avec l’article 26 BDSG. § 26 alinéa 2 BDSG. Vous pouvez révoquer votre consentement à tout moment avec effet pour l’avenir. Veuillez noter que les traitements effectués avant la révocation ne sont pas concernés.
4. Transmission de vos données
Absolument ! Voici une version du texte avec un vouvoiement plus formel :
Proposition avec vouvoiement :
En principe, nous ne transmettons pas vos données à des tiers. Une transmission n’a lieu que si les données sont précisément destinées à être transmises, si vous avez donné votre consentement explicite à la transmission ou si nous y sommes obligés ou autorisés en vertu de dispositions légales. Veuillez noter que les contenus des « réunions en ligne » ainsi que des réunions en face à face servent souvent à communiquer des informations avec des clients, des personnes intéressées ou des tiers et sont donc destinés à être transmis.
Lors du traitement de vos données, Zoom Video Communications Inc. nous assiste en tant que prestataire de services externe et sous-traitant au sens de l’article 28 du RGPD. En tant que sous-traitant, Zoom Video Communications Inc. traite vos données en suivant strictement les instructions et sur la base d’un contrat de sous-traitance conclu séparément. Le traitement des données peut également avoir lieu en dehors de l’UE ou de l’EEE. En ce qui concerne ces transferts de données, un niveau adéquat de protection des données est garanti par la décision d’adéquation de la Commission européenne pour les États-Unis (EU-U.S. Data Privacy Framework) conformément à l’article 45 du RGPD, en vertu duquel Zoom Video Communications, Inc. est certifié. En outre, des clauses standard de protection des données de l’UE ont également été conclues avec le fournisseur.
5. Suppression de vos données
En principe, nous ne traitons vos données que tant qu’elles sont nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées. Par conséquent, vos données seront effacées au bout de 30 jours, à moins que le traitement ou le stockage de vos données ne soit nécessaire à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice. En cas d’obligation légale de conservation, un effacement n’entre en ligne de compte qu’après l’expiration de l’obligation de conservation correspondante.
6. Vos droits en tant que personne concernée
Conformément à l’article 15 du RGPD, vous avez le droit d’obtenir de la part du responsable du traitement des informations sur les données à caractère personnel vous concernant, ainsi que la rectification des données inexactes conformément à l’article 16 du RGPD ou leur suppression, dans la mesure où l’un des motifs mentionnés à l’article 17 du RGPD s’applique, par exemple si les données ne sont plus nécessaires aux fins poursuivies. Vous avez également le droit de limiter le traitement si l’une des conditions mentionnées à l’article 18 du RGPD est remplie et, dans les cas visés à l’article 20 du RGPD, le droit à la portabilité des données. Dans les cas où nous traitons vos données personnelles sur la base juridique de l’article 6, paragraphe 1, phrase 1, point f) du RGPD, vous avez en outre le droit de vous y opposer à tout moment pour des raisons tenant à votre situation particulière. Nous ne traiterons alors plus les données à caractère personnel, à moins qu’il existe des motifs légitimes et impérieux démontrables pour le traitement qui prévalent sur vos intérêts, vos droits et vos libertés, ou que le traitement serve à faire valoir, à exercer ou à défendre des droits en justice. Vous pouvez faire valoir vos droits en matière de protection des données ici : info@bod.fr
Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès d’une autorité de surveillance si vous estimez que le traitement des données vous concernant enfreint les dispositions légales relatives à la protection des données. Ce droit de recours peut notamment être exercé auprès d’une autorité de contrôle dans l’État membre du lieu de résidence de la personne concernée ou du lieu de l’infraction présumée.
7. Notre délégué à la protection des données
Nous sommes assistés par notre délégué à la protection des données dans l'exécution de nos obligations en matière de protection des données. Les coordonnées de notre responsable de la protection des données sont les suivantes :
datenschutz nord GmbH
Site de Hambourg
Sechslingspforte 2
22087 Hambourg
E-mail : office@datenschutz-nord.de